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Un voyage d’affaires est une activité importante pour une entreprise. La préparation de ce type de déplacement demande une organisation logistique, la composition d’un itinéraire de voyage, et l’établissement d’un budget. Avoir recours à une agence de voyage spécialisée dans les voyages d’affaires s’avèrera être très utile et bénéfique pour faciliter l’organisation de votre voyage.
Un voyage d’affaires confié à une agence de voyage spécialisée
Un déplacement d’affaires peut s’avérer être vital pour atteindre les objectifs économiques de la société, concrétiser un contrat avec un client important ou encore participer à un colloque qui va rehausser la visibilité de l’entreprise. Aussi, il est plus simple et plus efficace de confier l’organisation d’un voyage professionnel à une agence spécialisée.
En effet, une agence de voyage a les capacités d’analyser la politique de voyages des entreprises. Elle met en place des solutions adaptées aux entreprises pour une gestion simplifiée et efficace des déplacements d’affaires. Pour les opérations en ligne, des équipes accompagnent les voyageurs pour mettre en place les diverses réservations d’hébergements et de déplacements, les préférences de réservations comme l’émission immédiate ou différée du billet d’avion, avec ou sans circuit de validations de la part de l’entreprise ou du voyageur.
Une agence spécialisée prend aussi en charge l’établissement des documents de voyage internes d’une entreprise : ordre de mission, dématérialisation des factures, calculs et établissements des notes de frais. Un outil de gestion de risques est aussi disponible pour assurer la sécurité des voyageurs, comme une application de géolocalisation fonctionnelle 24h/24. Le suivi et l’enregistrement des dossiers de voyage, ainsi que toutes les différentes réservations, modifications, reports ou annulations se font ainsi en temps réel. C’est donc un suivi sur mesure et à la carte pour chaque entreprise, afin de faciliter les démarches administratives et gagner du temps.
Une agence de voyage spécialisée pour obtenir des tarifs négociés
Le recours aux prestations d’une agence de voyage est particulièrement prisé par les entreprises. En effet, les agences spécialisées encadrent l’organisation des déplacements professionnels et il s’agit d’une option avantageuse en termes de réduction de dépenses.
Un conseiller et une équipe dédié orientent le voyageur pour organiser et boucler l’itinéraire de son voyage, gérer efficacement les modifications de dernière minute et intervenir rapidement en cas d’urgences. Pour cela, l’agence établit un bilan pour diagnostiquer le budget consacré aux voyages d’affaires par l’entreprise et ainsi établir les priorités de dépenses en fonction du programme de la mission et des coûts du séjour : hôtellerie, vols, déplacements, taxes diverses…