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La préparation et la participation effective à une réunion du conseil d’administration peuvent causer beaucoup d’inquiétude et d’inquiétude aux administrateurs et aux personnes impliquées. Découvrez nos conseils pour bien se préparer pour une réunion du conseil d’administration.
Être prêt
Il faut énormément de préparation pour organiser une réunion productive et informative. Malheureusement, la plupart des membres du conseil disposent de peu de temps pour se préparer à la préparation du conseil d’administration. Cet article fournira un aperçu et une liste de contrôle à suivre par les conseils, les comités et les gestionnaires afin de préparer et de tenir des réunions du conseil informatives et productives.
Connaître le rôle de chaque personne
Dans la plupart des cas, au moins trois personnes clés participent à la préparation de la réunion du conseil : le président, le ou les directeurs, le secrétaire, le cas échéant. Une semaine avant la réunion, les participants doivent confirmer les points de l’ordre du jour auprès de tous les administrateurs et membres du comité. La personne désignée doit confirmer le lieu et l’heure de la réunion. L’avis de convocation et l’ordre du jour doivent être imprimés et distribués à tous les participants.
Préparez la convocation et l’ordre du jour à l’avance
Trois à quatre jours avant la réunion, la personne désignée doit afficher l’avis de convocation et l’ordre du jour. Le responsable doit ensuite collecter et distribuer les dossiers de la réunion des membres du conseil, qui comprendront notamment les éléments suivants :
- Programme de la réunion
- Avis de convocation
- Procès-verbal de la réunion précédente
- Rapport du président
- Rapport du trésorier
- Rapport du gestionnaire
- Rapports de comité
Avoir des extras sous la main
Le jour de la réunion, le responsable doit imprimer des ordres du jour et des rapports de gestion supplémentaires pour tous les membres pouvant assister à la réunion. En outre, prévoir des paquets supplémentaires pour les membres du conseil d’administration au cas où des administrateurs n’apporteraient pas le leur à la réunion. Vérifiez si le magnétophone fonctionne. Ayez des piles, des stylos, du papier et des fournitures diverses à portée de main. Apportez le procès-verbal officiel, les documents constitutifs enregistrés et des copies de toute la correspondance du mois précédent à la réunion.
Donnez des mises à jour
Quelqu’un devrait être désigné (généralement le président de la réunion) pour faire rapport aux membres du bureau et des comités absents. En outre, il serait judicieux de disposer d’un état financier à jour, d’une liste des propriétaires délinquants et d’un exemplaire des statuts en vigueur, qui régiront votre type d’association, au cas où vous auriez des questions de cette nature. Le site vous fournit d’autres conseils sur le sujet.