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L’externalisation ou outsourcing désigne le fait de transférer des activités d’une entreprise à un prestataire externe. La pratique remporte un succès fulgurant grâce aux possibilités de faire des économies et de se consacrer à son cœur de métier qu’elle offre.
Généralités sur l’externalisation de l’enregistrement de données
Une entreprise qui choisit d’externaliser une partie de ses activités a absolument besoin de mettre en place un lien fort avec le prestataire dont la qualité du service est le principal critère de sélection. Elle doit conserver le contrôle total du pilotage des missions qui peuvent ainsi s’inscrire sur le long terme. Les services concernés par l’externalisation sont très divers : informatique, ressources humaines, finance, fiscalité, marketing, communication, nettoyage, logistique… L’enregistrement de données, qui est un travail complexe et chronophage tout en étant très important, fait également partie de la liste.
Faire appel à une agence d’externalisation, en particulier quand il s’agit d’enregistrement de données, dépend également de la zone géographique où elle est implantée. On parle donc d’externalisation onshore, c’est-à-dire au sein du même pays, et d’externalisation offshore, qui est destinée à un autre pays. Aux yeux des entreprises françaises, les pays du Maghreb (Maroc et Tunisie) et de l’océan Indien (Madagascar et Maurice) remportent la palme en raison de proximité culturelle et de faible décalage horaire.
Avant de prendre la décision d’externaliser, l’entreprise doit définir ses objectifs et les conditions et les moyens de contrôle du processus. Il est donc nécessaire de délimiter sa part de compétence et celle du prestataire pour déterminer les responsabilités des deux parties. Il est également indispensable de piloter les missions via un comité conjoint et mettre en place un tableau de bord incluant des indicateurs rigoureux d’état d’avancement et de qualité.
Quelles sont les limites de l’externalisation ?
Une externalisation bien menée peut améliorer de manière significative l’organisation et les bénéfices d’une entreprise. Cependant, il ne faut pas oublier que cette pratique présente des risques pouvant entraîner des conséquences fâcheuses. On distingue trois principaux types de risques à maîtriser en matière d’externalisation : les risques liés au projet lui-même, les risques spécifiques et les risques de conduite de projet.
Les risques liés au projet lui-même sont des risques inhérents à l’activité d’externalisation qui ne doit pas concerner des services hautement sensibles comme la direction. Les risques spécifiques sont, quant à eux, liés à la défaillance du prestataire, à la nature juridique du contrat et à la non-réversibilité du processus. Les risques politiques et socio-économiques du pays offreur de prestation fait également partie de ce type de risque. Enfin, les risques de conduite de projet sont liés au non-respect des délais, aux surcoûts, à la modification en cours de route de la cible de l’action.